La fattura è il documento amministrativo per eccellenza, il più importante documento aziendale in grado di , e da cui scaturiscono risvolti fiscali (detrazione dell’IVA e deducibilità del costo), civili (ingiunzioni di pagamento ed efficacia probatoria), penali (reati tributari e reati disciplinati dal diritto fallimentare) e finanziari (la gestione del credito e la riconciliazione delle fatture ai pagamenti e agli incassi).La fattura elettronica, in quanto documento elettronico predisposto secondo le regole tecniche previste dal Codice dell’amministrazione digitale, presenta le seguenti caratteristiche:
- è un documento statico non modificabile;
- la sua emissione, al fine di garantirne l’attestazione della data e l’autenticità dell’integrità, prevede l’apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata;
- deve essere leggibile e disponibile su supporto informatico;
- deve essere conservata e resa disponibile secondo le linee guida e le regole tecniche predisposte dall’Agenzia per l’Italia digitale ed approvate dalla Commissione SPC.
Per consentire al Sistema di Interscambio di leggere ed elaborare in modalità automatica e priva di ambiguità i dati contenuti nel documento fattura è necessario che i dati vengano riportati nel formato fattura previsto da decreto.
Il contenuto informativo della fattura in primo luogo fa riferimento all’art. 21 del D.P.R. 633, così come modificato dal decreto n. 52 del 20 febbraio 2004, che riporta le informazioni obbligatorie in quanto rilevanti ai fini tributari.
A queste informazioni se ne aggiungono altre che si configurano come necessarie ai fini di una integrazione del processo di fatturazione elettronica con i sistemi gestionali delle PP.AA. e/o con i sistemi di pagamento, o che semplicemente sono importanti in base alle tipologie di beni/servizi ceduti/prestati e alle necessità informative intercorrenti tra singolo operatore e singola amministrazione.
PROCEDURA
La fatturazione elettronica permette la dematerializzazione del processo di fatturazione nell’ambito del ciclo passivo. I fornitori della PA possono procedere alla trasmissione delle fatture in modalità elettronica, direttamente, o tramite gli Intermediari, ai sistemi delle Amministrazioni Pubbliche ed averne, successivamente, visibilità dello stato di trattamento all’interno degli uffici che le ricevono, contabilizzano, e procedono al loro pagamento.
Inoltre il poter disporre in maniera automatica sui sistemi delle pubbliche amministrazioni dei dati contabili delle fatture consente la più puntuale e tempestiva registrazione dei costi relativi e facilita il processo interno di monitoraggio dei costi e di verifica delle disponibilità finanziarie.
La disponibilità completa delle informazioni, anche non obbligatorie ove contenute nelle fatture a seguito di accordi con il fornitore, consente inoltre di gestire in modalità automatica l’intero processo della supply-chain, dal contratto al pagamento.
In particolare i dati di pagamento permettono la tempestiva attivazione dei canali di estinzione dell’obbligazione debitoria.
La completezza dei dati relativi agli ordini e contratti contenuti nelle fatture consente una verifica immediata della coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile, e mette quindi in condizione gli uffici competenti di procedere con solerzia all’accettazione o al disconoscimento della fattura (così come indicato dall’art. 1988 codice civile).
La necessità di fornire tempestiva comunicazione al fornitore dell’accettazione o disconoscimento del documento contabile in modo da consentire gli adempimenti previsti dalla normativa IVA in merito alla registrazione delle fatture emesse, obbliga il Sistema di Interscambio a fissare un termine - pari a quello previsto nel D.Lgs. n. 52/2004 che modifica l’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972, attualmente 15 giorni - decorso il quale lo stesso invia un messaggio di decorrenza termini tanto all’ufficio quanto al fornitore.
Inoltre il poter disporre in maniera automatica sui sistemi delle pubbliche amministrazioni dei dati contabili delle fatture consente la più puntuale e tempestiva registrazione dei costi relativi e facilita il processo interno di monitoraggio dei costi e di verifica delle disponibilità finanziarie.
La disponibilità completa delle informazioni, anche non obbligatorie ove contenute nelle fatture a seguito di accordi con il fornitore, consente inoltre di gestire in modalità automatica l’intero processo della supply-chain, dal contratto al pagamento.
In particolare i dati di pagamento permettono la tempestiva attivazione dei canali di estinzione dell’obbligazione debitoria.
La completezza dei dati relativi agli ordini e contratti contenuti nelle fatture consente una verifica immediata della coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile, e mette quindi in condizione gli uffici competenti di procedere con solerzia all’accettazione o al disconoscimento della fattura (così come indicato dall’art. 1988 codice civile).
La necessità di fornire tempestiva comunicazione al fornitore dell’accettazione o disconoscimento del documento contabile in modo da consentire gli adempimenti previsti dalla normativa IVA in merito alla registrazione delle fatture emesse, obbliga il Sistema di Interscambio a fissare un termine - pari a quello previsto nel D.Lgs. n. 52/2004 che modifica l’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972, attualmente 15 giorni - decorso il quale lo stesso invia un messaggio di decorrenza termini tanto all’ufficio quanto al fornitore.
LINEE GUIDA
La PA nell’adozione della fatturazione elettronica deve necessariamente coinvolgere i fornitori che rappresentano i principali attori del processo. Per garantire un buon funzionamento del processo di fatturazione le singole amministrazioni dovranno modulare le modalità di interazione con i fornitori.
A tal fine è necessario che le amministrazioni si attivino per effettuare il censimento dei fornitori con cui intrattengono rapporti e fornire degli indirizzi utili per garantire comportamenti omogenei nella trasmissione del flusso di fatturazione.
E’ fondamentale che le Amministrazioni garantiscano l’identificazione univoca del destinatario delle fatture secondo le regole previste all’Allegato D al decreto di cui le Linee Guida sono parte integrante. L’informazione sarà presente altresì nella fattura stessa e quindi è compito dell’Amministrazione formalizzare un accordo con il fornitore per assicurarsi il corretto riconoscimento del destinatario delle fatture nelle modalità previste.
Il tempestivo e coerente aggiornamento dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, nei tempi indicati dal decreto e, a regime, rispetto a quanto contrattualizzato con il fornitore sono presupposti indispensabili per consentire al Sistema di Interscambio di recapitare correttamente la fattura agli uffici di pertinenza.
Trasmissione delle fatture da parte dei fornitori
La fattura elettronica prevede dei campi obbligatori e dei campi facoltativi che possono contenere informazioni utili all’Amministrazione.
Il Sistema di interscambio riceve e trasmette anche allegati alla fattura il cui contenuto, sia esso copia o duplicato elettronico di documento analogico ovvero di documento nativamente elettronico, è oggetto di specifico accordo tra l’amministrazione cliente e il proprio fornitore.
Indicazioni sugli Intermediari
Sia gli Operatori Economici sia le amministrazioni interessate possono usufruire dei servizi messi a disposizione da operatori intermedi.
Gli intermediari sono soggetti terzi che, su delega dell’Amministrazione o del Fornitore, che ne mantengono la responsabilità ai fini fiscali, possono trasmettere o ricevere fatture dal Sistema di Interscambio.
A tal fine è necessario che le amministrazioni si attivino per effettuare il censimento dei fornitori con cui intrattengono rapporti e fornire degli indirizzi utili per garantire comportamenti omogenei nella trasmissione del flusso di fatturazione.
E’ fondamentale che le Amministrazioni garantiscano l’identificazione univoca del destinatario delle fatture secondo le regole previste all’Allegato D al decreto di cui le Linee Guida sono parte integrante. L’informazione sarà presente altresì nella fattura stessa e quindi è compito dell’Amministrazione formalizzare un accordo con il fornitore per assicurarsi il corretto riconoscimento del destinatario delle fatture nelle modalità previste.
Il tempestivo e coerente aggiornamento dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, nei tempi indicati dal decreto e, a regime, rispetto a quanto contrattualizzato con il fornitore sono presupposti indispensabili per consentire al Sistema di Interscambio di recapitare correttamente la fattura agli uffici di pertinenza.
Trasmissione delle fatture da parte dei fornitori
La fattura elettronica prevede dei campi obbligatori e dei campi facoltativi che possono contenere informazioni utili all’Amministrazione.
Il Sistema di interscambio riceve e trasmette anche allegati alla fattura il cui contenuto, sia esso copia o duplicato elettronico di documento analogico ovvero di documento nativamente elettronico, è oggetto di specifico accordo tra l’amministrazione cliente e il proprio fornitore.
Indicazioni sugli Intermediari
Sia gli Operatori Economici sia le amministrazioni interessate possono usufruire dei servizi messi a disposizione da operatori intermedi.
Gli intermediari sono soggetti terzi che, su delega dell’Amministrazione o del Fornitore, che ne mantengono la responsabilità ai fini fiscali, possono trasmettere o ricevere fatture dal Sistema di Interscambio.
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